Notfallordner für Finanzen: was Angehörige im Ernstfall brauchen

Stand: 14. Oktober 2026

Warum Angehörige ohne Vorbereitung oft nicht handeln können

Viele Menschen gehen davon aus, dass Ehepartner oder Kinder im Ernstfall automatisch die Finanzen weiterführen dürfen. Das ist nicht so. Das Gesetz kennt seit 2023 ein Notvertretungsrecht unter Ehegatten, es ist aber eng begrenzt: Nach § 1358 BGB umfasst es nur Angelegenheiten der Gesundheitssorge, etwa die Einwilligung in Behandlungen oder den Abschluss von Behandlungs- und Krankenhausverträgen. Allgemeine Bank- und Vermögensangelegenheiten sind davon nicht erfasst. Zudem endet das Notvertretungsrecht spätestens sechs Monate nach dem vom Arzt festgestellten Zeitpunkt, und es besteht nicht, wenn die Ehegatten getrennt leben.

Fehlt eine Vollmacht, kann das Betreuungsgericht einen rechtlichen Betreuer bestellen. Nach § 1814 Abs. 3 BGB ist eine Betreuung insbesondere dann nicht erforderlich, wenn die Angelegenheiten durch einen Bevollmächtigten gleichermaßen besorgt werden können. Eine Vorsorgevollmacht ist deshalb das zentrale Dokument, damit eine Person Ihres Vertrauens handeln kann.

Doch auch die beste Vollmacht hilft wenig, wenn niemand weiß, welche Konten, Verträge und Verpflichtungen es gibt. Hier setzt der Notfallordner an: Er ist die Landkarte Ihrer Finanzen für den Fall, dass Sie sie nicht selbst erklären können.

Was in einen Notfallordner für Finanzen gehört

Ein Notfallordner muss nicht jedes Detail enthalten. Er soll Angehörigen ermöglichen, sich in kurzer Zeit einen Überblick zu verschaffen und die richtigen Stellen anzusprechen. Bewährt hat sich die folgende Gliederung:

• Wichtige Kontakte: Steuerberatung, Bankberatung, Notariat, Rechtsanwalt, Versicherungsvermittler, Arbeitgeber oder eigenes Unternehmen
• Konten und Depots: Institut, Kontoart und die letzten Ziffern der Kontonummer, nicht aber Zugangsdaten
• Verbindlichkeiten: Kredite, Bürgschaften, Leasingverträge mit Gläubiger, Rate und Laufzeit
• Laufende Verpflichtungen: Versicherungen, Miete oder Hausgeld, Abonnements und Daueraufträge
• Vermögenswerte: Immobilien, Beteiligungen, Wertgegenstände und wo die zugehörigen Unterlagen liegen
• Vollmachten und Verfügungen: Vorsorgevollmacht, Bankvollmachten, Betreuungs- und Patientenverfügung, Testament und deren Aufbewahrungsort
• Digitaler Nachlass: welche Online-Konten bestehen und wo Zugangsdaten sicher hinterlegt sind
• Persönliche Wünsche: Hinweise, die Ihnen wichtig sind, etwa zur Bestattung oder zu laufenden Verpflichtungen gegenüber Dritten

Ergänzen Sie eine kurze Übersicht der monatlichen Fixkosten. Sie zeigt Angehörigen, welche Zahlungen weiterlaufen müssen, damit keine Mahnungen oder Kündigungen entstehen.

Vollmachten und Verfügungen auffindbar machen

Eine Vorsorgevollmacht nützt nur, wenn sie im Ernstfall gefunden wird. Dafür gibt es das Zentrale Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer. Dort können Vorsorgevollmachten, Betreuungsverfügungen, Patientenverfügungen und Widersprüche gegen das Ehegattennotvertretungsrecht registriert werden. Alle Betreuungsgerichte können das Register online abfragen, seit dem 1. Januar 2023 auch Ärztinnen und Ärzte. Das Register steht unter der Rechtsaufsicht des Bundesministeriums der Justiz.

Für die Finanzen kommen einige praktische Punkte hinzu:

• Klären Sie mit Ihrer Bank, ob sie Ihre Vorsorgevollmacht akzeptiert oder eine eigene Konto- oder Depotvollmacht verlangt, und erteilen Sie diese gegebenenfalls zusätzlich.
• Vermerken Sie im Notfallordner, wo das Original der Vollmacht liegt. Kopien reichen im Rechtsverkehr häufig nicht aus.
• Halten Sie fest, wer bevollmächtigt ist und ob es eine Ersatzperson gibt.

Für die Frage, welche Art von Vollmacht und welche Form für Ihre Situation passt, insbesondere bei Immobilien oder Unternehmensbeteiligungen, sollten Sie sich notariell oder anwaltlich beraten lassen.

Digitaler Nachlass: Konten, Zugänge und Passwörter

Mit dem Tod einer Person geht ihr Vermögen nach § 1922 Abs. 1 BGB als Ganzes auf die Erben über. Der Bundesgerichtshof hat mit Urteil vom 12. Juli 2018 (III ZR 183/17) entschieden, dass auch der Vertrag über ein Benutzerkonto bei einem sozialen Netzwerk grundsätzlich auf die Erben übergeht und diese Zugang zum Konto und den gespeicherten Inhalten verlangen können.

Rechtlich ist der Zugang damit grundsätzlich möglich, praktisch scheitert er oft daran, dass Angehörige gar nicht wissen, welche Konten existieren. Für Ihren Notfallordner bedeutet das:

• Listen Sie Online-Banking, Zahlungsdienste, E-Mail-Konten, Cloud-Speicher und Vertragsportale auf.
• Schreiben Sie keine Passwörter im Klartext in den Ordner. Vermerken Sie stattdessen, wo sie hinterlegt sind, etwa in einem Passwortmanager mit Notfallzugang oder in einem verschlossenen Umschlag an einem sicheren Ort.
• Notieren Sie, was mit einzelnen Konten geschehen soll, etwa Kündigung oder Weiterführung.

Den Notfallordner aktuell halten und den Zugang regeln

Ein Notfallordner veraltet schneller, als man denkt. Konten werden gewechselt, Kredite getilgt, Versicherungen gekündigt. Planen Sie deshalb eine feste Überprüfung ein, etwa einmal im Jahr, und zusätzlich nach größeren Veränderungen wie einem Immobilienkauf, einer Heirat oder einer Scheidung.

Ebenso wichtig ist die Frage, wer wann Zugang erhält. Ein Ordner, den jeder im Haushalt jederzeit lesen kann, schützt sensible Informationen schlecht. Ein Ordner, den niemand findet, hilft im Ernstfall nicht. Bewährt haben sich klare Absprachen:

1. Mindestens eine Vertrauensperson weiß, dass der Ordner existiert und wo er liegt.
2. Es ist festgelegt, unter welchen Umständen sie ihn öffnen darf.
3. Bei digitalen Lösungen gibt es ein geregeltes Freigabeverfahren, das Sie im Zweifel noch stoppen können.

Ob Sie den Notfallordner auf Papier oder digital führen, ist eine Abwägung. Ein Papierordner ist ohne Technik lesbar, lässt sich aber schwer an mehreren Orten aktuell halten und ist bei Feuer oder Wasserschaden verloren. Eine digitale Lösung lässt sich leichter pflegen und gezielt freigeben, setzt aber voraus, dass die Vertrauenspersonen im Ernstfall tatsächlich Zugang erhalten. Viele Haushalte kombinieren beides: Originale von Vollmachten und Testament auf Papier an einem bekannten Ort, die Übersicht über Konten, Verträge und Ansprechpartner digital.

Besprechen Sie den Inhalt außerdem mit Ihrer Steuerberatung. Sie kennt oft Verpflichtungen, die im Alltag aus dem Blick geraten, und kann im Ernstfall Ansprechpartnerin für die Angehörigen sein.

Der Notfall-Tresor in kapitalfox

kapitalfox enthält einen Notfall-Tresor, der nach derselben Gliederung aufgebaut ist: wichtige Kontakte, Dokumente und Fundorte, Vollmachten und Verfügungen, digitaler Nachlass und persönliche Wünsche. Die Inhalte werden mit dem haushaltseigenen Schlüssel verschlüsselt gespeichert. Passwörter gehören bewusst nicht hinein, sondern nur Hinweise, wo sie zu finden sind.

Sie benennen Vertrauenspersonen und legen fest, wie eine Freigabe erfolgt: durch Bestätigung Ihrer betreuenden Beratung, nach Ablauf einer Wartefrist oder durch beides. Während der Wartefrist werden Sie per E-Mail informiert und können widersprechen. Nach der Freigabe erhalten die Vertrauenspersonen einen auf 30 Tage begrenzten Zugang per Link zu den Inhalten und den Dokumenten, die Sie für den Ernstfall markiert haben. Zugang zu kapitalfox erhalten Sie auf Anfrage über kontakt@hubfox.de.

Häufige Fragen

Quellen

• § 1358 BGB: Gegenseitige Vertretung von Ehegatten in Angelegenheiten der Gesundheitssorge
• § 1814 BGB: Voraussetzungen der Betreuerbestellung
• § 1922 BGB: Gesamtrechtsnachfolge
• Bundesgerichtshof, Pressemitteilung zum Urteil III ZR 183/17 vom 12. Juli 2018
• Zentrales Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.